Politique de confidentialité

Smarly est un service de gestion de plannings et de congés utilisé par des magasins et des boutiques qui planifient leurs équipes (« le Client ») pour gérer les plannings et les congés de leurs salariés (« les Utilisateurs »). L'application est éditée par VESTA, SARL (voir mentions légales).

Pour les données relatives aux salariés d'un magasin (identité, planning, congés), le Client est responsable du traitement au sens du RGPD : c'est lui qui décide de créer les comptes, de publier les plannings et de valider les congés. VESTA agit en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, et traite ces données uniquement pour fournir le service au Client.

Pour les données qu'elle collecte pour son propre compte (demandes de démonstration, échanges commerciaux, signalements de bugs), VESTA agit en tant que responsable du traitement.

Dans le cadre de l'utilisation de l'application, les données suivantes peuvent être traitées :

• Identité : nom, prénom, adresse email, rôle (Admin, Propriétaire, Directeur, Manager, Employé), magasin et catégorie de rattachement ;
• Données professionnelles : heures contractuelles, créneaux de travail planifiés (dates, horaires, poste, notes éventuelles), et, si le magasin l'utilise, le matricule de paie. Chaque mois, qui dirige le magasin peut en exporter les variables de paie (heures, absences par type) dans un fichier pour son comptable ou son logiciel de paie ; chaque export est inscrit au journal ;
• Exceptions du planning : ce que ses responsables règlent sur sa fiche pour préparer son planning - horaires fixes, disponibilités, durée et heure de sa pause, heures par jour au plus, le fait d'avoir moins de 18 ans (pour appliquer les règles du Code du travail qui le protègent) et ses jours d'école s'il est en alternance. Ces informations ne sont visibles que de ses responsables ;
• Consultation du planning : la date et l'heure auxquelles un Utilisateur ouvre dans l'application son planning d'une semaine publiée, la version du planning qu'il a vue, le chemin par lequel il y est arrivé (directement dans l'application, par le lien de l'email de publication ou par une notification ; la simple lecture d'un email n'est jamais enregistrée), et les relances qui lui sont envoyées tant qu'il ne l'a pas ouvert. Ses responsables (Propriétaire des magasins du Client, Directeur, Managers de sa catégorie) voient ainsi s'il a vu son planning, et quand. Cette information est supprimée avec le planning concerné ; chaque version vue est aussi inscrite au journal des actions ;
• Données relatives aux absences : dates, type d'absence (congés payés, RTT, récupération, arrêt maladie, accident du travail, congé maternité, congé paternité, événement familial, formation, sans solde, autre) et solde de congés. Seul le motif d'absence sélectionné est enregistré - aucune donnée médicale détaillée n'est collectée. Ce motif reste visible uniquement du Propriétaire des magasins du Client, du Directeur et des Managers responsables de la catégorie concernée ;
• Données techniques : identifiant d'abonnement aux notifications push (navigateur), adresse IP et journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service. Une notification push passe par le service de notification du navigateur de l'Utilisateur (Google, Apple, Mozilla ou Microsoft selon l'appareil), qui l'achemine chiffrée sans pouvoir en lire le contenu ;
• Journal des actions : pour chaque action faite dans l'application (création, modification, suppression, publication, export, changement de droits, consultation du journal…), qui l'a faite, quand, dans quel magasin, ce qui a changé (avant et après), si elle a réussi, a été refusée ou a échoué, et l'adresse IP de l'appareil utilisé. Le journal d'un magasin est consultable par l'Admin et par le Propriétaire des magasins du Client ; l'adresse IP, par l'Admin seul ;
• Contenu des signalements : lorsqu'un Utilisateur signale un problème depuis son compte ;
• Facturation de l'abonnement : nom de la société, adresse, numéro de TVA, adresse email de facturation, montant et état des factures. La carte ou le compte bancaire se saisissent chez Stripe et n'arrivent jamais à Smarly, qui n'en affiche que la marque et les quatre derniers chiffres ;
• Demandes de démonstration : nom, magasin, adresse email et, s'il est donné, numéro de téléphone, saisis dans un formulaire de démo du site, la page d'où vient la demande, ainsi que la page d'entrée et la source de la visite (moteur de recherche, réseau social, lien). Ils servent à créer la démo et le compte qui l'ouvre, à l'envoyer par email et à recontacter la personne.

• Gestion des comptes et de l'authentification - exécution du contrat liant VESTA au Client ;
• Création, publication et consultation des plannings - exécution du contrat / intérêt légitime du Client à organiser son activité ;
• Suivi de la consultation des plannings publiés, pour que les responsables sachent qui a vu son planning et relancent les autres - intérêt légitime du Client à s'assurer que ses salariés connaissent leurs horaires ;
• Gestion des demandes de congés, calcul et suivi des soldes - exécution du contrat et obligations légales du Client en matière de droit du travail ;
• Envoi de notifications et d'emails liés à l'activité (planning publié, congé validé/refusé, rappels) - exécution du contrat ;
• Sécurité, prévention des accès non autorisés et journalisation (audit) - intérêt légitime et obligations légales ;
• Réponse aux demandes de démonstration et aux signalements de bugs - intérêt légitime de VESTA à répondre aux demandes qui lui sont adressées.

Les données sont accessibles aux personnes habilitées du Client (Propriétaire, Directeur, Manager selon leur périmètre), à l'Admin et à VESTA dans la limite nécessaire à la fourniture du service. Des règles de sécurité au niveau de la base de données garantissent qu'un Manager ne peut accéder qu'aux données de sa ou ses catégories, et qu'un magasin ne peut jamais accéder aux données d'un autre magasin. Le Propriétaire de plusieurs magasins d'un même Client accède aux données de ces magasins, et d'eux seuls.

VESTA fait appel aux sous-traitants suivants pour l'hébergement et le fonctionnement du service :

• Clerk (Clerk Inc., États-Unis) - authentification et gestion des comptes ;
• Supabase (Supabase Inc., données hébergées en Irlande) - hébergement de la base de données ;
• Vercel (Vercel Inc., États-Unis) - hébergement de l'application, et mesure de la fréquentation et de la vitesse des pages ;
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlande) - paiement des abonnements, prélèvements, factures et calcul de la TVA ;
• Resend (Resend Inc., États-Unis) - envoi des emails transactionnels (invitations, notifications) ;
• Sentry (Functional Software Inc., données hébergées en Allemagne) - suivi des erreurs techniques, pour diagnostiquer les dysfonctionnements du service ;
• GitHub (GitHub Inc., États-Unis) - conservation des sauvegardes quotidiennes de la base, chiffrées, pendant trente jours.

Ces prestataires n'utilisent les données que pour exécuter les services demandés par VESTA et ne les exploitent à aucune autre fin.

Pour les seuls magasins qui ont Posts Auto, Smarly publie, à leur demande, les visuels et les légendes qu'ils préparent sur leur Page Facebook et leur compte Instagram, par l'intermédiaire de Meta (Meta Platforms Ireland Ltd., Irlande). Il conserve pour cela le jeton d'accès de la Page du magasin, que seul Smarly lit. Aucune donnée des salariés n'est transmise à Meta : ni nom, ni planning, ni congé.

Pour les seuls nouveaux clients, le nom et l'adresse email de la personne qui dirige le magasin sont transmis une fois, sept jours après le démarrage, à Trustpilot (Trustpilot A/S, Danemark), afin qu'il l'invite à laisser un avis. Aucune donnée des salariés ne lui est transmise.

Les emails de Smarly affichent leurs polices de caractères depuis Google Fonts (Google Ireland Ltd.) : à l'ouverture d'un email, la messagerie peut les y télécharger, ce qui communique à Google l'adresse IP de l'appareil.

Certains sous-traitants (Clerk, Vercel, Resend et GitHub) sont établis aux États-Unis et peuvent être amenés à traiter des données en dehors de l'Union européenne ; Stripe aussi, pour la part de ses traitements confiée à Stripe Inc., aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou tout autre mécanisme reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat.

Un Utilisateur qui quitte le Client n'est pas supprimé tout de suite : son compte est archivé (accès révoqué) afin de conserver l'historique des plannings et des congés, puis anonymisé trois ans après son départ : son compte de connexion et sa photo sont alors supprimés.

Les plannings, les congés et les congés payés acquis sont conservés trois ans, le délai de prescription des salaires (article L3245-1 du Code du travail), puis supprimés automatiquement. Le journal des actions est conservé douze mois, adresse IP comprise ; les notifications, trois jours.

À la fin d'un abonnement, les données du Client sont supprimées dans les 120 jours, après les 30 jours où il peut en demander un export (article 12 des conditions générales de vente). Les factures et les données de facturation sont conservées dix ans (article L123-22 du Code de commerce).

Une demande de suppression définitive peut être adressée par le Client conformément à ses propres obligations légales ; VESTA y donne suite dans la limite de ses obligations de conservation.

La démo créée pour une demande, et le compte qui l'ouvre, sont supprimés trois semaines après la demande. Les demandes de démonstration sont conservées le temps nécessaire au suivi de la demande, et au plus trois ans après le dernier échange, conformément aux recommandations de la CNIL pour les prospects.

L'accès aux données est protégé par une authentification sécurisée (Clerk) et des règles de sécurité au niveau de la base de données (Row Level Security) filtrant chaque requête par magasin, catégorie et rôle. Les échanges avec l'application sont chiffrés (HTTPS). L'accès au journal des actions est réservé à l'Admin et, pour les seuls magasins de son Client, au Propriétaire ; chaque consultation et chaque export du journal y sont eux-mêmes inscrits.

Smarly utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service, notamment les cookies de session déposés par Clerk pour maintenir la connexion de l'Utilisateur. Aucun cookie publicitaire ou de traçage tiers n'est utilisé. Ces cookies essentiels ne nécessitent pas de recueil de consentement préalable au titre de la réglementation applicable.

Smarly mesure aussi la fréquentation et la vitesse de ses pages (Vercel Web Analytics et Speed Insights), et compte les visites, les clics sur les principaux boutons et les demandes de démo de ses pages publiques, par page, par source et par jour : sans cookie et en chiffres agrégés, sans identifier les visiteurs.

Toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de ses données. Chaque Utilisateur télécharge lui-même ses données, en un fichier, depuis Mon compte (« Télécharger mes données ») ; qui dirige son magasin peut aussi les exporter depuis sa fiche, y compris après son départ.

• Pour les données gérées dans le cadre de son emploi (planning, congés), l'Utilisateur est invité à contacter en priorité le Directeur ou le Manager de son magasin, responsable du traitement.
• Pour toute question relative au fonctionnement de la plateforme elle-même, ou si le Client ne peut être contacté, il est possible d'écrire à VESTA : contact@smarly.app.

Chaque personne dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) - www.cnil.fr.

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour, notamment pour refléter une évolution du service, de ses sous-traitants ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

Pour toute question relative à la présente politique : contact@smarly.app.