Conditions générales de vente

Smarly est un service en ligne de gestion des plannings et des congés, accessible à l'adresse www.smarly.app. Il est édité par VESTA, société à responsabilité limitée (SARL) au capital de 50 000 €, immatriculée au RCS de Carcassonne sous le numéro 902 940 584, dont le siège est situé 12 rue des Corbières, 11570 Palaja, représentée par Sergio Fernandes, gérant (« l'Éditeur »). N° de TVA intracommunautaire : FR55 902 940 584. Contact : contact@smarly.app.

Les présentes conditions générales de vente (les « CGV ») régissent la souscription et l'exécution de l'abonnement au service Smarly (le « Service ») par un client professionnel (le « Client »).

Le Service est réservé aux professionnels : les CGV ne s'appliquent pas aux consommateurs. Elles prévalent sur les conditions d'achat du Client, sauf accord écrit contraire de l'Éditeur.

L'utilisation du Service par les personnes que le Client invite est régie par les conditions générales d'utilisation (les « CGU »), et le traitement des données personnelles par la politique de confidentialité. Entre l'Éditeur et le Client, les CGV prévalent sur les CGU en cas de contradiction.

• Magasin : un point de vente exploité par le Client, configuré comme un espace distinct dans le Service.
• Salarié : toute personne de l'équipe à l'année d'un Magasin (employé, manager ou directeur). Les fiches qui portent une date de fin de contrat (renforts, saisonniers) ne comptent pas.
• Utilisateur : toute personne disposant d'un accès au Service.
• Abonnement : le droit d'utiliser le Service pour un ou plusieurs Magasins, dans l'offre Essentiel ou Pro, payé au mois ou à l'année.
• Commande : le devis ou le bon de commande accepté par le Client, qui désigne les Magasins, l'offre, la périodicité et la date de début.

Avant toute Commande, l'Éditeur peut ouvrir au prospect une démonstration gratuite de 15 jours, sans carte bancaire ni engagement. La démonstration ne devient jamais un Abonnement payant sans Commande.

Le contrat est formé par l'acceptation écrite de la Commande par le Client, par email ou par signature. Cette acceptation emporte celle des CGV en vigueur à cette date.

Essentiel comprend, pour un Magasin de 7 Salariés au plus et une seule équipe : la création et la publication des plannings, la gestion des congés et de leurs soldes, l'application des Salariés sur ordinateur et téléphone, les notifications et les exports pour la paie.

Pro y ajoute la préparation automatique de la semaine (Smart Planner) et plusieurs équipes, chacune avec ses managers, jusqu'à 30 Salariés par Magasin.

La mise en place est incluse : l'Éditeur configure le ou les Magasins avec le Client, à distance. L'Éditeur fait évoluer le Service ; il ne retire pas une fonction essentielle en cours d'Abonnement sans en informer le Client au moins 30 jours à l'avance.

Le prix mensuel est de 19 € HT pour Essentiel et de 49 € HT pour Pro, pour le premier Magasin du Client. Chaque Magasin en plus coûte 10 € HT par mois en Essentiel et 25 € HT en Pro, y compris lorsqu'il est exploité par une société distincte du même propriétaire. À l'année, le Client paie 10 mois pour 12.

L'offre se lit sur le plus grand Magasin du Client. Lorsque l'équipe à l'année d'un Magasin Essentiel dépasse 7 Salariés, l'Éditeur en informe le Client et le Pro s'applique à partir du mois suivant. Le Client peut passer en Pro à tout moment depuis le Service : le Pro s'applique alors aussitôt et est facturé au prorata de la période en cours, mensuelle ou annuelle.

À partir de 10 Magasins, ou au-delà de 30 Salariés dans un Magasin, le prix fait l'objet d'un devis.

Les prix s'entendent hors taxes ; la TVA s'y ajoute au taux en vigueur. L'Éditeur peut modifier ses prix en informant le Client au moins 60 jours à l'avance : le nouveau prix s'applique à l'échéance suivante pour un Abonnement annuel, et à la fin de ce délai pour un Abonnement mensuel. Le Client qui le refuse peut résilier avant son entrée en vigueur. La grille complète figure en annexe 1.

Parrainage. Tout Client abonné et facturé en ligne dispose d'un lien et d'un code de parrainage. Un professionnel qui n'a jamais été abonné au Service et qui s'abonne avec ce lien ou ce code bénéficie d'une remise de 20 % sur ses 3 premières factures mensuelles, ou sur sa première facture annuelle. Dès le paiement de sa première facture, le Client parrain bénéficie d'un mois d'Abonnement offert, déduit de sa facture suivante, ou de sa prochaine facture annuelle ; dans la limite de 12 mois offerts au total. On ne se parraine pas soi-même. Les mois offerts ne sont ni remboursables ni convertibles en argent, et prennent fin avec l'Abonnement. L'Éditeur peut modifier ou arrêter le parrainage à tout moment ; les mois déjà acquis restent dus.

L'Abonnement mensuel est facturé chaque mois, à la date anniversaire de la souscription ; un Magasin ajouté en cours de mois est facturé à partir de la période suivante. L'Abonnement annuel est facturé en une fois, au début de chaque période de 12 mois ; un Magasin ajouté en cours d'année est facturé au prorata jusqu'à l'échéance commune.

Les Magasins d'un même propriétaire sont facturés sur une facture unique, adressée à la société qu'il désigne, ou, à sa demande, sur une facture par société, chaque Magasin gardant le prix de l'article 5.

Les factures sont payées par prélèvement automatique à leur date, sur le compte bancaire (prélèvement SEPA) ou la carte que le Client indique à la souscription, qui vaut autorisation de prélèvement. Aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités calculées au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce).

Si un prélèvement échoue, il est représenté pendant 15 jours et le Client en est averti. Si la facture reste impayée 15 jours après sa date, l'accès au Service est suspendu pour tous les Utilisateurs du Client jusqu'au paiement, sans suppression des données. Si elle reste impayée 30 jours après sa date, l'Abonnement est résilié de plein droit et l'accès au Service fermé ; l'Éditeur en avertit le Client par un email envoyé au moins 7 jours avant, qui vaut mise en demeure. La facture reste due, et l'article 12 s'applique.

L'Abonnement mensuel est sans durée minimale. Le Client le résilie à tout moment depuis le Service ou par email à contact@smarly.app ; la résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, qui reste due.

L'Abonnement annuel est conclu pour 12 mois à compter de sa date de début. Il se renouvelle ensuite pour 12 mois, sauf résiliation par email au moins un mois avant l'échéance. L'Éditeur rappelle l'échéance au Client par email au moins deux mois avant. Une année commencée reste due : l'arrêt anticipé à l'initiative du Client ne donne pas lieu à remboursement, sauf manquement de l'Éditeur.

Un Magasin retiré de l'Abonnement cesse d'être facturé à la fin de la période mensuelle en cours pour un Abonnement mensuel, et à l'échéance pour un Abonnement annuel.

En cas de manquement grave de l'une des parties, non réparé 30 jours après une mise en demeure, l'autre partie peut résilier l'Abonnement par lettre recommandée ou par email avec accusé de réception. Si le manquement est celui de l'Éditeur, il rembourse au Client la part non consommée de l'Abonnement payé d'avance.

L'assistance est assurée par email, à contact@smarly.app, les jours ouvrés. L'Éditeur s'efforce de répondre sous deux jours ouvrés.

Le Service est accessible en continu, sauf maintenance ou incident. L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens : il met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la sécurité du Service, sans garantir l'absence d'interruption. Il prévient le Client des maintenances prévues lorsqu'elles peuvent le gêner.

Le Client paie le prix convenu, fournit des informations exactes, gère les comptes de ses Salariés (invitations, départs) et veille à la confidentialité des accès de ses Utilisateurs et au respect des CGU par ceux-ci.

Le Service aide à préparer et à vérifier les plannings et l'avertit des règles du travail, mais le Client reste seul responsable de leur conformité au droit du travail et à sa convention collective, ainsi que des décisions qu'il prend à partir du Service (congés, horaires, paie).

Le Service conserve les plannings, les congés et les soldes pendant 3 ans, et le journal des modifications pendant 12 mois. Le Client conserve par ses propres moyens ce que ses obligations lui imposent de garder plus longtemps.

Pour les données de ses Salariés, le Client est responsable du traitement et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD. Les engagements de l'Éditeur en tant que sous-traitant figurent en annexe 2 et forment le contrat de sous-traitance entre les parties. La politique de confidentialité décrit les données traitées, les sous-traitants ultérieurs et les transferts hors de l'Union européenne.

Le Client peut exporter ses plannings, ses congés et ses variables de paie à tout moment pendant l'Abonnement. À sa fin, l'accès au Service est fermé ; pendant les 30 jours qui suivent, le Client peut demander par email un export de ses données, que l'Éditeur lui remet dans un format courant (Excel ou PDF). Passé ce délai, les données du Client sont supprimées dans les 90 jours, sous réserve des obligations légales de conservation de l'Éditeur.

Le Service, son code, ses interfaces et la marque Smarly appartiennent à l'Éditeur. L'Abonnement confère au Client un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour sa durée. Les données saisies par le Client et ses Utilisateurs restent la propriété du Client.

L'Éditeur répond des dommages directs causés par un manquement prouvé à ses obligations. Il ne répond pas des dommages indirects, tels qu'une perte de chiffre d'affaires ou de clientèle. Sauf faute lourde ou dolosive, sa responsabilité totale est plafonnée aux sommes payées par le Client au titre de l'Abonnement pendant les 12 mois qui précèdent le fait générateur.

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Si l'empêchement dure plus de 30 jours, chacune peut résilier l'Abonnement sans indemnité, et la part payée d'avance et non consommée est remboursée.

L'Éditeur peut modifier les CGV. Il en informe le Client par email au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Les nouvelles CGV s'appliquent le mois suivant pour un Abonnement mensuel, et à l'échéance suivante pour un Abonnement annuel. Le Client qui les refuse peut résilier avant leur entrée en vigueur.

Les CGV sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, le litige est porté devant le tribunal de commerce de Carcassonne.

Prix hors taxes, pour les Magasins d'un même Client, selon l'offre de son plus grand Magasin.

• Objet et durée : fournir le Service au Client, pendant l'Abonnement puis le délai prévu à l'article 12.
• Nature et finalités : hébergement, organisation des plannings et des congés, envoi des invitations et des notifications, exports pour la paie.
• Données traitées : identité et coordonnées professionnelles, rôle et équipe, contrat et heures contractuelles, horaires planifiés, absences et soldes de congés. Le type d'une absence n'est visible que de qui gère les congés de la personne.
• Personnes concernées : les Salariés et les Utilisateurs du Client.

L'Éditeur s'engage à :

• ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, que constituent les CGV et l'usage du Service ;
• garantir la confidentialité des données et en limiter l'accès aux personnes qui en ont besoin ;
• appliquer des mesures de sécurité adaptées : échanges chiffrés, Magasins isolés les uns des autres, authentification, journal des modifications, sauvegardes chiffrées ;
• ne recourir qu'aux sous-traitants ultérieurs listés dans la politique de confidentialité, et informer le Client de tout changement, qu'il peut refuser en résiliant ;
• encadrer les transferts hors de l'Union européenne par les garanties prévues au RGPD, notamment les clauses contractuelles types ;
• aider le Client à répondre aux demandes des personnes qui exercent leurs droits ;
• notifier au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance ;
• aider le Client à respecter ses obligations de sécurité et d'analyse d'impact, pour ce qui le concerne ;
• à la fin de l'Abonnement, restituer puis supprimer les données, comme prévu à l'article 12 ;
• mettre à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces engagements, et permettre des audits raisonnables, à ses frais et après un préavis de 30 jours.